Conditions générales d'utilisation, RGPD et règlement européen sur l'IA

Les présentes conditions encadrent l'accès et l'usage de Hireloop, plateforme de recrutement assistée par intelligence artificielle. Hireloop centralise les candidatures, mène un premier entretien conversationnel et produit une note d'aide à la décision destinée à l'équipe de recrutement du client.

L'utilisation du service vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions par le client et par les membres de son équipe disposant d'un accès.

Le client (l'entreprise qui recrute) est responsable de traitement : il définit les postes, les questions, les critères et décide de la suite donnée à chaque candidature. Hireloop agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et n'intervient que sur instruction documentée du client, encadrée par un accord de traitement de données (DPA).

Le client s'engage à disposer d'une base légale valable pour chaque traitement, à informer les candidats avant toute évaluation et à répondre aux demandes d'exercice de droits qui lui sont adressées, avec l'assistance de Hireloop.

Un système d'IA utilisé pour évaluer, filtrer ou classer des candidats à un emploi relève des systèmes à haut risque au sens de l'annexe III du règlement européen sur l'IA. Hireloop, en tant que fournisseur, et le client, en tant que déployeur, assument à ce titre des obligations distinctes et cumulatives.

Engagements de Hireloop (fournisseur) :

• Transparence : tout candidat est informé, avant l'entretien, qu'il interagit avec un système d'IA et que ses réponses sont analysées automatiquement.
• Supervision humaine : le score produit est une aide à la décision. La plateforme n'automatise aucune décision de rejet ou d'embauche et conserve la trace de la revue humaine.
• Gestion des biais : les critères de scoring sont définis par le client, explicités question par question, et font l'objet de contrôles réguliers visant à détecter des écarts de traitement injustifiés. Les critères interdits (origine, sexe, âge, état de santé, convictions, situation de famille, etc.) ne sont ni collectés ni pondérés.
• Traçabilité : chaque évaluation est journalisée (horodatage, version du modèle, questions posées, éléments ayant contribué au score) et conservée au minimum 6 mois.
• Explicabilité : le client et le candidat peuvent obtenir les raisons principales ayant conduit au score.

Engagements du client (déployeur) :

• Informer les candidats de l'existence du dispositif automatisé avant sa mise en œuvre, conformément aux articles L1221-8 et L1221-9 du Code du travail français, et informer les représentants du personnel lorsque la législation applicable l'exige.
• Désigner des personnes chargées de la supervision humaine, disposant de la compétence et de l'autorité pour écarter une recommandation de l'IA.
• N'utiliser le score que comme un élément parmi d'autres, jamais comme fondement unique d'un refus.
• Réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD, article 35 du RGPD) lorsque le volume ou la sensibilité des traitements l'impose, ce qui est généralement le cas pour l'évaluation systématique de candidats.

Conformément aux articles 12 à 22 du RGPD, tout candidat dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Au titre de l'article 22, il peut demander une intervention humaine, exprimer son point de vue et contester le résultat de son évaluation.

Un candidat peut refuser l'entretien mené par l'IA et demander un premier échange avec une personne, sans que ce refus lui porte préjudice. Ces demandes s'exercent auprès de l'entreprise qui recrute, ou auprès de Hireloop à l'adresse privacy@tryhireloop.app, et peuvent faire l'objet d'une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (CNIL en France, Andmekaitse Inspektsioon en Estonie).

Les données comptables et de facturation sont conservées 7 ans au titre des obligations légales applicables. À l'issue des durées indiquées, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible.

Les accès sont nominatifs, cloisonnés par espace de travail et soumis à des rôles. Les données sont chiffrées en transit et au repos, les enregistrements ne sont accessibles que par lien signé à durée limitée, et les actions sensibles sont journalisées. Les données opérationnelles sont hébergées au sein de l'Union européenne.

Tout transfert vers un sous-traitant situé hors de l'Espace économique européen repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914), complétées de mesures techniques additionnelles.

Le client s'interdit d'utiliser la plateforme pour collecter des données sensibles hors cadre légal, pour contourner les règles de non-discrimination, ou pour extraire massivement des profils depuis des plateformes tierces en violation de leurs conditions d'utilisation. Il garantit l'exactitude des informations qu'il publie sur ses offres.

Hireloop met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la continuité du service, sans garantie d'absence d'interruption. La responsabilité de Hireloop ne peut être engagée pour une décision de recrutement, celle-ci relevant exclusivement du client.

Les présentes conditions peuvent évoluer, notamment pour tenir compte de l'entrée en application progressive du règlement européen sur l'IA. Toute modification substantielle est notifiée au client avant son entrée en vigueur.

Droit estonien, sans préjudice des dispositions impératives protégeant les consommateurs et des règles européennes de protection des données. Juridiction compétente : tribunaux de Tallinn (Estonie).